Intégrer des candidats à distance? Suivez ces étapes simples pour assurer une intégration réussie

Il n’est pas surprenant que les entreprises du monde entier ressentent les répercussions de la COVID-19. De nombreuses personnes sont maintenant à la recherche d’un emploi, alors qu’il y a à peine quelques semaines, notre économie était florissante et les taux d’emploi atteignaient des sommets.

Dans ce contexte, nous devons repenser notre façon de faire des affaires tout en continuant d’avancer et en anticipant à quoi ressemblera l’avenir du travail. Malgré ces changements, certains secteurs clés, notamment les industries pharmaceutique et manufacturière, connaissent une hausse des activités d’embauche puisqu’ils continuent de fournir des services essentiels.

En tant qu’agence de recrutement, Tundra Technical Solutions travaille avec plusieurs clients qui font face aux mêmes défis que de nombreuses autres entreprises sur le marché : établir les meilleures pratiques pour intégrer de nouvelles recrues à distance. Nous sommes là pour vous aider.

Par où commencer?

Première étape : mettre en place un processus

Les organisations doivent mettre en place un nouveau processus d’intégration en réunissant toutes les personnes concernées — ressources humaines, acquisition de talents, partenaires d’affaires et gestionnaires responsables de l’embauche — afin de définir des objectifs clairs pour leurs nouvelles recrues et de leur offrir la meilleure expérience d’intégration possible.

Voici quelques questions à vous poser durant cette période de planification :

• Comment puis-je offrir une expérience d’intégration pertinente et personnalisée qui reflète ma marque employeur?
• De quel matériel la nouvelle recrue a-t-elle besoin pour travailler efficacement — ordinateur portable, téléphone cellulaire, etc. — et comment puis-je le lui faire parvenir?
• Quels documents la nouvelle recrue doit-elle signer et auxquels doit-elle avoir accès pour accomplir ses tâches?
• Comment assurerons-nous sa formation au cours des premières semaines?
• Quelles sont les personnes clés que la nouvelle recrue devrait rencontrer ou accompagner dans leur travail?
• Notre organisation dispose-t-elle des bons outils numériques?
• Devrais-je préparer un programme de formation pour le premier mois?

Deuxième étape : préparer l’équipement informatique et la première journée

Assurez-vous toujours que votre service des TI connaît les besoins matériels et logiciels de votre nouvelle recrue. Dans le cadre de la mise en œuvre de votre processus, vous devez déterminer si elle viendra récupérer son équipement dans vos locaux ou si vous pourrez lui expédier toutes les ressources nécessaires. Vérifiez à ce sujet la politique de votre entreprise.

Une fois que votre nouvelle recrue a accès à tous les outils requis, il est temps de commencer sa formation et de lui présenter vos processus, votre culture d’entreprise ainsi que les attentes liées à son nouveau rôle.

Suivez les étapes ci-dessous afin de bien gérer cette partie essentielle du parcours de votre nouvelle recrue au sein de l’organisation.

1. Séance d’orientation par vidéoconférence

Commencez par une conversation personnelle avant d’entrer dans le vif du sujet. Présentez-vous et parlez de votre parcours, de vos centres d’intérêt et de tout autre élément susceptible de briser la glace. Tout le monde n’est pas habitué aux vidéoconférences, qui peuvent être déstabilisantes et intimidantes. Ajouter une dimension humaine contribuera à faciliter votre première interaction.

2. Documents administratifs

Accompagnez votre nouvelle recrue dans la signature des documents d’intégration et de formation. Fournissez-lui également une liste comprenant le nom et les coordonnées de toutes les personnes avec lesquelles elle sera appelée à interagir.

3. Programme de formation

Prenez le temps de passer en revue le programme de formation que vous avez préparé. Selon les compétences que vous souhaitez que votre nouvelle recrue acquière, il est essentiel de définir clairement les attentes, le déroulement et les objectifs de la formation.

Par exemple, vous pourriez souhaiter qu’elle rencontre individuellement tous les membres de l’équipe au cours des deux premières semaines et qu’elle lise toute la documentation essentielle de l’entreprise. Dès le départ, divisez les tâches en étapes plus petites afin qu’elle puisse bien comprendre chaque processus ou système, comme la création d’un nouveau compte dans votre système de gestion de la relation client — ou CRM.

L’objectif ultime est de permettre à la nouvelle recrue de devenir rapidement autonome et de contribuer à l’atteinte des objectifs de l’organisation.

4. Présentation à l’équipe

Présentez votre nouvelle recrue vedette au reste de l’équipe. Planifiez une vidéoconférence de 30 minutes durant laquelle chacun pourra se présenter dans le cadre d’un tour de table convivial.

Organisez également une activité virtuelle avec l’équipe au cours de la première semaine. Notre entreprise a notamment obtenu d’excellents résultats avec des dîners-conférences virtuels, des séances d’entraînement après les heures de travail et une soirée virtuelle de type « 5 à 7 ». Créez votre propre activité amusante et mobilisatrice.

5. Suivi

Restez en contact étroit avec votre nouvelle recrue et ajoutez des rencontres de suivi à son calendrier, tout en veillant à ne pas faire de microgestion. Au début, nous recommandons d’effectuer un suivi tous les deux jours. L’essentiel est toutefois de demeurer disponible et accessible pour répondre à ses questions.

Conclusion

Un processus d’intégration bien conçu fera toute la différence, autant pour vous en tant que gestionnaire que pour votre nouvelle recrue, qui pourra commencer son nouvel emploi en se sentant soutenue et en confiance.

Faites preuve d’empathie et de compréhension afin d’accompagner votre nouvelle recrue et de lui assurer une transition harmonieuse.